Assistenz einstellen oder automatisieren? Was sich ab wann wirklich rechnet

Das Postfach läuft über, Rückrufe bleiben liegen, Angebote gehen erst am Wochenende raus. Irgendwann kommt fast jeder Inhaber an den Punkt, an dem der erste Gedanke lautet: Ich brauche jemanden. Das kann genau die richtige Entscheidung sein. Bevor Sie eine Stelle ausschreiben, lohnt sich aber ein nüchterner Blick darauf, was eine Assistenz wirklich kostet und welche Ihrer Aufgaben überhaupt einen Menschen brauchen.

Stand: 02.11.2026. Beitragssätze und Grenzen gelten für 2026. Die Beispielrechnungen beruhen auf den jeweils genannten Annahmen.

Was kostet eine Assistenz wirklich?

Eine Vollzeit-Bürokraft mit 3.200 € Bruttogehalt kostet den Arbeitgeber im ersten Jahr rund 51.600 €, also etwa ein Drittel mehr als das Jahresgehalt. Pro tatsächlich gearbeiteter Stunde sind das rund 35 € statt der 18,50 €, die auf dem Lohnzettel stehen.

So setzt sich der Betrag im ersten Jahr zusammen:

1. Bruttogehalt: 12 × 3.200 € = 38.400 €

2. Arbeitgeberanteil zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung plus Umlagen: rund 24 %, also etwa 9.200 €. Die Berufsgenossenschaft kommt noch hinzu.

3. Arbeitsplatz, Laptop, Software und Telefon: rund 3.000 € (Annahme)

4. Stellenanzeige und Auswahl: rund 1.000 € (Annahme), Ihre eigene Zeit für Bewerbungsgespräche nicht eingerechnet

Der größere Effekt steckt aber in einer anderen Rechnung: Nicht jede bezahlte Stunde ist eine Arbeitsstunde.

1. Urlaub: bei 28 Tagen rund 224 Stunden

2. Feiertage: rund 10 Tage, also 80 Stunden

3. Krankheit: Beschäftigte waren 2025 laut DAK im Schnitt 19,5 Kalendertage krankgeschrieben, das sind rund 14 Arbeitstage

4. Einarbeitung: In den ersten drei Monaten arbeitet eine neue Kraft realistisch mit halber Leistung

Von 2.080 bezahlten Stunden bleiben im ersten Jahr so rund 1.450 produktive Stunden. Daraus ergeben sich die rund 35 € pro Stunde. Ab dem zweiten Jahr, ohne Suche und Einarbeitung, sind es immer noch rund 30 €. Zum Vergleich: Laut Statistischem Bundesamt kostete eine Arbeitsstunde 2025 im Schnitt aller Branchen 45,00 €.

Eine Teilzeitstelle senkt das Gehalt, aber kaum die übrigen Kosten. Arbeitsplatz, Suche und Einarbeitung kosten fast gleich viel. Pro Stunde wird Teilzeit dadurch eher teurer als Vollzeit.

Was können KI-Agenten heute übernehmen und was nicht?

Gut übernehmen lassen sich Aufgaben, die oft vorkommen und klaren Regeln folgen:

1. Anfragen sortieren, an die richtige Person verteilen und mit einer ersten Antwort bestätigen

2. Termine abstimmen, bestätigen und an Termine erinnern

3. Daten von einem System ins andere übertragen, zum Beispiel vom Kontaktformular ins CRM

4. Unterlagen anfordern und nachhaken, bis alles vollständig ist

5. Nachfassen bei Angeboten, die noch nicht beantwortet sind

6. Gespräche, E-Mails und Dokumente zusammenfassen

Nicht übernehmen sollten sie:

1. Entscheidungen in Ausnahmefällen, für die es keine Regel gibt

2. Beziehungsarbeit mit Kunden, die Sie persönlich kennen

3. Verantwortung, etwa für Zusagen, Preise oder rechtlich relevante Schritte

4. Aufgaben, bei denen sich die Regeln ständig ändern

Viele der Aufgaben aus der ersten Liste brauchen übrigens gar keine KI, sondern eine saubere klassische Automatisierung. Wie das bei typischen Büro-Abläufen aussieht, zeigen wir an anderer Stelle. Wichtig ist: Ein KI-Agent ersetzt keine Assistenz. Er nimmt ihr oder Ihnen die Routine ab, damit Zeit für die Aufgaben bleibt, die einen Menschen brauchen.

Assistenz, Automatisierung oder beides im Vergleich

Die Spalten sind nicht eins zu eins vergleichbar, denn eine Automatisierung übernimmt nur einen Teil der Arbeit. Fair wird der Vergleich erst pro Stunde. Ein Rechenbeispiel: Eine Automatisierung übernimmt 8 Stunden Routinearbeit pro Woche, also rund 416 Stunden im Jahr. Bei 35 € pro produktiver Stunde kosten diese Stunden als Assistenzzeit rund 14.700 €. Die Automatisierung kostet bei 4.000 € Einrichtung und 250 € im Monat im ersten Jahr 7.000 €. Mit dem Digitalbonus Bayern sinkt der Betrag auf rund 5.000 €, ab dem zweiten Jahr bleiben nur die laufenden 3.000 €.

Ab wann lohnt sich was?

Eine Pauschalantwort gibt es nicht. Drei Fragen helfen bei der Entscheidung:

1. Wie regelhaft ist die Aufgabe? Läuft sie fast immer gleich ab, ist sie ein Kandidat für Automatisierung. Ist jeder Fall anders, braucht sie einen Menschen.

2. Wie hoch ist das Volumen? Eine Aufgabe, die zwanzigmal am Tag anfällt, rechnet sich schnell. Eine, die einmal im Monat vorkommt, meist nicht.

3. Braucht es Urteilsvermögen oder nur Ausführung? Abwägen, verhandeln und trösten kann keine Automatisierung. Weiterleiten, erinnern und übertragen schon.

Daraus ergibt sich eine einfache Faustregel. Ist der größte Teil Ihrer Überlastung regelhaft und häufig, automatisieren Sie zuerst. Geht es vor allem um Kundenkontakt, Ausnahmen und wechselnde Aufgaben, stellen Sie ein. Und wenn es eine Mischung ist, was fast immer der Fall ist, automatisieren Sie zuerst die Routine und prüfen danach, ob statt einer Vollzeitstelle eine Teilzeitkraft reicht.

Die ehrliche Antwort: meistens beides

Automatisierung ersetzt in kleinen Betrieben selten eine Person. Sie verschiebt den Zeitpunkt, an dem Sie einstellen müssen, nach hinten, oder sie macht die Stelle produktiver, weil die neue Kraft nicht mit Copy-and-paste anfängt. Wer Ihnen verspricht, dass ein KI-Agent Ihre Assistenz komplett ersetzt, will vor allem etwas verkaufen.

Der sinnvolle Weg ist deshalb meist eine Reihenfolge: zuerst die Routine automatisieren, dann mit klarem Kopf entscheiden, wie viel Mensch Sie wirklich brauchen. Genau diese Abwägung ist der Kern unserer Prozessberatung in Nürnberg.

Häufige Fragen zu Assistenz und Automatisierung

Kann ein KI-Agent ans Telefon gehen?

Ja, für klar umrissene Aufgaben wie Terminannahme, Rückrufbitten oder Standardfragen. Er muss sich als KI zu erkennen geben und sollte bei allem, was nicht in sein Schema passt, an einen Menschen übergeben.

Was ist mit dem Datenschutz bei Kundendaten?

Die DSGVO gilt für eine Automatisierung genauso wie für eine Assistenz. Achten Sie auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister, auf den Speicherort der Daten und darauf, dass nur die Daten verarbeitet werden, die für die Aufgabe nötig sind.

Muss ich Kunden sagen, dass eine KI antwortet?

Ja. Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten des EU AI Act: KI-Systeme, die direkt mit Menschen kommunizieren, müssen so gestaltet sein, dass Ihre Kunden erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Ausgenommen ist nur der Fall, dass das ohnehin offensichtlich ist.

Wird die Automatisierung gefördert?

Für gewerbliche Betriebe in Bayern mit weniger als 50 Mitarbeitern oft ja, über den Digitalbonus Bayern mit bis zu 50 % der Kosten ab 4.000 € Projektvolumen. Personalkosten sind dagegen nicht förderfähig, und Freie Berufe sind vom Programm ausgeschlossen.

Ist ein Minijob nicht die günstigere Lösung?

Für wenige Stunden ja, für die Routine meist nicht. Bei 603 € Monatsverdienst zahlen Sie mit den Pauschalabgaben laut Minijob-Zentrale rund 790 € und bekommen beim Mindestlohn von 13,90 € etwa 43 Stunden im Monat. Arbeitsplatz, Einarbeitung und Ausfälle kommen trotzdem dazu. Für Aufgaben mit Kundenkontakt kann ein Minijob gut passen, für Routinearbeit ist eine Automatisierung pro Stunde deutlich günstiger.

Was, wenn mein Team das nicht mitträgt?

Dann scheitert die Automatisierung, so gut sie technisch ist. Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an ein, fangen Sie mit der Aufgabe an, die alle am meisten nervt, und sagen Sie offen, dass es um Entlastung geht und nicht um Stellenabbau.

Fazit: Erst rechnen, dann einstellen

Eine Assistenz kostet deutlich mehr als ihr Gehalt, und ein großer Teil ihrer Zeit würde in Routine fließen, die sich automatisieren lässt. Das spricht nicht gegen eine Einstellung, sondern für die richtige Reihenfolge: Erst die Routine automatisieren, dann entscheiden, wie viel Mensch Sie brauchen. So stellen Sie später, kleiner oder gezielter ein und bezahlen niemanden dafür, Daten von einem Fenster ins andere zu kopieren.

Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer Aufgaben sich automatisieren lassen und was das im Vergleich zu einer Einstellung kostet, rechnen wir es im kostenlosen Erstgespräch gemeinsam für Ihren Betrieb durch.

Hinweis

Die Beispielrechnungen dienen der Orientierung und beruhen auf den genannten Annahmen sowie den Beitragssätzen 2026. Die tatsächlichen Kosten hängen unter anderem von Krankenkasse, Tarif, Urlaubsanspruch und Berufsgenossenschaft ab. Der Artikel ersetzt keine Steuer-, Rechts- oder Lohnberatung.